¿El vehículo de empresa puede utilizarse para asuntos particulares?
A menudo sucede que el empleador proporciona a algunos empleados un vehículo de propiedad de la empresa para poder realizar correctamente su trabajo. Si el automotor está destinado exclusivamente para su uso profesional, en ningún caso podrá utilizarse con fines personales. De hecho, el uso fuera del horario laboral puede ser considerado motivo de finalización de contrato por incumplimiento de la buena fe en el mismo como consecuencia de un proceso disciplinario.
El uso de un vehículo de empresa para fines privados y/o personales, o que en su defecto sea puesto a disposición de terceros, deberá estar expresamente permitido en el contrato de trabajo o en un contrato posterior con el empresario.
Por otro lado, la empresa propietaria del vehículo como empleador debe cubrir todos los gastos relacionados con la puesta en servicio del vehículo y que se deriven de la ejecución propia de las labores que le fueron encomendadas al funcionario al que le fue asignado este: como costes de mantenimiento, seguros, impuestos de circulación… Estos gastos están incluidos en la estructura de naturalización del empleado, y en consecuencia, no proporcionan beneficios de remuneración adicionales en favor del mismo.
Cuando se utilizan los costos de, por ejemplo, el bombeo o el combustible, hay que distinguir dos factores:
- Gastos como el gasto de combustible durante la jornada laboral los cubre la empresa y no están incluidos en las prestaciones ni pagos salariales en favor del trabajador.
- Los gastos derivados del uso del vehículo con fines privados deberán correr por cuenta propia del empleado.
Es importante entender que, el vehículo suministrado para el desarrollo de las actividades por parte del trabajador hace parte de las herramientas de trabajo suministradas por parte del empleador y por tanto su guarda y custodia estará bajo la exclusiva responsabilidad del mismo, salvo las afectaciones que por desgaste natural se dieran o circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que no sean del resorte del empleado.
Debe distinguirse entre multas derivadas de la conducción y multas por falta de mantenimiento del vehículo. Aquí no se distingue si es el uso es profesional o particular, en tal caso, las multas que por circunstancias o situaciones atribuibles al trabajador deberán ser sufragadas en su totalidad por este.
Las multas, sanciones o comparendos derivadas de infracciones durante la conducción deben ser pagados en su totalidad por el conductor, no por la empresa. En tales casos, será la empresa titular del vehículo la que recibirá la sanción que podrá descontar de los pagos de salarios a pagar.
Las multas impuestas por falta de mantenimiento del vehículo, por ejemplo, por no disponer de seguro, no tener las licencias y demás vigentes…, serán del cargo de la empresa. Siempre que estas situaciones sean puestas de presente por parte del trabajador que dispone del automotor.
Te recomendamos que generes una política de conducción al interior de la organización que te permita establecer protocolos de seguridad y validación previo a cada utilización del automotor que se entregue como herramienta de trabajo al trabajador.
